会議旅費計算書利用説明書		

１、概要			
	ＰＴＡや行政組織などで会議の旅費を支払う業務がある。		
	本システムは、会議出席者に旅費を支払う際のメンバー登録、出欠の登録、金種計算		
	封筒印刷などを簡単に行うためのシステムである。	
        excelを使用しているのでexcl2003が必要である
	
２、前準備			
	２−１、マスター類の整備		
		別ファイルの「会議旅費mst」に基本事項を登録しておく必要があます。	
		「会議旅費mst」を開いて次の操作をします。	
		2-1-1　金額の登録	
			シート（kinngaku）のD列に基点、Ｅ列に金額を登録する
			基点：出発地、金額：往復旅費金額
			基点と金額は一対一にしてください、
			同じ基点で２種類以上の金額を設定してはいけません。

		2-1-2　メンバーの登録						
			シート（name）のＢ列に氏名、Ｃ列に基点を登録する					
			氏名と基点は一対一にしてください、同姓同名の場合は					
			氏名の一部を変えて同じ名前が無いようにしてください					
			注）上記システムで使用する列以外は任意					
	２−２、プリンターのセット							
		プリンターで印刷できる封筒は限定されています。通常は洋封筒しかありません。						
		通常旅費支給に使う長４の封筒を使用するには、						
		プリンターに長４の封筒を定義する必要があります。						
		用紙のユーザー定義の仕方はプリンターによって違います。						
		プリンターのマニュアルを参照してください。

３、会議旅費計算の立ち上げ
		会議旅費計算0(以下会議旅費計算ｘと表現することがある)（ファイル保存してある場合はそのファイル）をクリックするとexcelファイルが開く
		「セキュリティ警告　xxxはマクロを含んでいます」と警告が出る
		「マクロを有効にする」を選ぶとexcelシートが表示される
		以後シートが開いた状態を前提に説明する。　						

３、操作（メンバー登録されていない会議の場合）								
		通常の操作は、「会議旅費計算書x」を開いて行います。						
								
								
								
								
	１、新規登録							
		団体の会議は、役員会、各種委員会で行われます。						
		メンバーが異なる委員会ごとに、メンバーを登録する作業です						
		「新規登録」のボタンを押すと入力画面が表示されます						
		1-1　会議登録ボタン						
			会議登録ボタンを押すことにより処理が始まります。					
		1-2　会議開催日						
			開催日を入力します					
		1-2　メンバーの選択						
			左側のメンバー表からメンバーを選択（クリックすると四角にレ点が入ります）					
			対象者を全員選んだら→を押すと、選ばれた人が右側の表に表示されます					
			追加の場合は同じ操作を行います。					
			右側のメンバー選択表から戻す場合は←キーを押すと右側に戻ります。					
		1-3表示する順番の設定						
			右側に移ったメンバーの表示順番を上下矢印ボタンで調整します					
			移動するメンバーを選択します。四角をクリックするとレが四角に入り選択されます。					
			↑を押すと上に移動します。↓を押すと下に動きます					
		1-4　実行ボタン						
			実行ボタンを押すと上記の操作の結果が計算書に反映されます。					
			マスターに氏名に対応する基点が登録されて無い場合はエラーが表示されます					
			該当者の金額が０にセットされます					
		1-5　終了ボタン						
			ファイルを登録するかどうかのメッセージが表示されます。					
			YESを押すと、ファイル登録の処理になります（ファイル名は日付＋会議名）です。					
			NOを押すとファイル登録しないで計算書に戻ります。					

	２、出欠の登録							
		欠席者は計算書の出欠欄（Ｇ列）に０を入れると支給額が０円になります。						
		（出席者は１になっています）						
	３、計算書印刷ボタン							
		計算書印刷ボタンを押すと、計算書が印刷されます。						
		プリンターの設定画面が出ますので、プレビューで印刷状態を確認して印刷できます。						

	４、封筒印刷ボタン							
		封筒印刷ボタンを押すと封筒が印刷されます						
		プリンターの設定画面が出ますので、用紙の設定等を行い、						
		プレビューで印刷状態を確認して印刷できます。						

	５、終了							
		excelの終了処理で終了します						
		ファイルをセーブしていない場合はファイルセーブの画面が表示されます。						
		「旅費計算書x」は保護のため読み取り専用となっております。						
		保存が必要の場合は別名で保存します。						

４、操作（保存してあるファイルを再利用する場合）								
		ファイルを保存してあれば、再利用して簡単に計算書や封筒を印刷することが出来ます。						
		計算書を出力するたびにファイルを保存しておけば、あとで確認するときにも便利です。						

	１、開催日の変更							
		Ｂ２に開催日を入力します						
	２、	作成日の変更						
		Ｂ３に作成日を入力します						
	３、出欠の登録							
		欠席者は計算書の出欠欄（Ｇ列）に０を入れると支給額が０円になります。						
		（出席者は１になっています）						
	４、計算書の印刷、封筒の印刷、終了は上記を参照してください。	

　　　　　　注)終了時に別名でファイル登録しておくと、あとから出席者を確認する時などに便利です。						

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				kanayama@gunma.number-city.net				平成１８年７月２日　金山武